Privacy policy

1. Inleiding

GUC Agency is een in Amsterdam gevestigd reclamebureau (hierna: “GUC” of “wij”). In het kader van onze bedrijfsvoering verwerken wij gegevens over personen (“persoonsgegevens”). In deze privacyverklaring geven wij informatie over hoe wij met persoonsgegevens omgaan. Wij lichten onder meer toe:

  • welke persoonsgegevens wij verwerken per categorie van personen;
  • voor welke doeleinden en op basis van welke grondslag wij die persoonsgegevens verwerken;
  • met wie wij persoonsgegevens kunnen delen;
  • hoe wij persoonsgegevens beveiligen;
  • welke rechten personen hebben ten aanzien van de gegevens die wij over hen verwerken;
  • met wie u contact kunt opnemen over deze privacyverklaring en de wijze waarop wij persoonsgegevens over u verwerken.

2. Onze contactgegevens

GUC Agency

Surinameplein 118
1058 GV Amsterdam
info@guc.nl
+31 (0)20 305 7 205

 

3. Categorieën van personen

Wij verwerken persoonsgegevens over de volgende categorieën van personen:

Klanten

Personen die klant zijn of die werken bij een klant (onze contactpersonen)

Toeleveranciers

Personen van wie wij producten of diensten afnemen of die werken bij onze toeleveranciers

Sollicitanten

Sollicitanten of personen die zich oriënteren op een baan bij GUC

Werknemers

Personen die bij ons werkzaam zijn, waaronder freelancers

Derden

Andere personen, zoals personen die voorkomen in door ons geproduceerd reclamemateriaal, ontvangers van onze nieuwsbrief of bezoekers van onze website

 

4. De persoonsgegevens die wij verwerken

Hieronder geven wij per categorie van personen een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken.

Categorie van personen Persoonsgegevens die wij verwerken
Klanten – Voornaam en achternaam;
– Contactgegevens, zoals bedrijfsadres, telefoonnummers en e-mailadressen;
– Betalingsgegevens, zoals bankrekeningnummers;
– Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.
Toeleveranciers – Voornaam en achternaam;
– Contactgegevens, zoals bedrijfsadres, telefoonnummers en e-mailadressen;
– Betalingsgegevens, zoals bankrekeningnummers;
– Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.
Sollicitanten – NAW-gegevens;
– Contactgegevens, zoals telefoonnummers en e-mailadressen;
– CV-gegevens, zoals gegevens over gevolgde opleidingen, cursussen en stages en (al dan niet huidige) werkgevers;
– Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.
Werknemers – NAW-gegevens;
– Contactgegevens, zoals telefoonnummers en e-mailadressen;
– Geboortedatum;
– CV-gegevens, zoals gegevens over gevolgde opleidingen, cursussen en stages en (al dan niet huidige) werkgevers;
– Betalingsgegevens zoals bankrekeningnummer;
– Kopie identiteitsbewijs of paspoort;
– Personeelsgegevens, zoals afwezigheid;
– Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.
Derden – NAW-gegevens;
– Contactgegevens, zoals telefoonnummers en e-mailadressen;
– Gegevens in verband met een bezoek aan onze website, zoals gegevens die worden vastgelegd om bezoekersstatistieken van onze website bij te houden (bijvoorbeeld door middel van Google Analytics en Facebook Pixel;
– Andere gegevens die ons door klanten of derden worden verstrekt of die uit openbare bron worden verkregen.

5. Voor welke doeleinden verwerken wij deze gegevens en op welke wettelijke grondslag

Wij mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken als daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. We verwerken de hiervoor genoemde gegevens daarom alleen als:

  • de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene, of om op zijn verzoek pre-contractuele handelingen te verrichten, bijvoorbeeld het bijhouden van contactrapporten voor een klant of de afwikkeling van een sollicitatieprocedure (hierna: “uitvoering overeenkomst”);
  • de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, zoals bijvoorbeeld onze verplichting om een kopie of scan van het identiteitsbewijs van onze werknemers op te nemen in onze loonadministratie in navolging van de Wet op de loonbelasting (hierna: “wettelijke plicht”);
  • de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van GUC of een ander, bijvoorbeeld het gebruik van contactgegevens voor het toesturen van onze nieuwsbrief (hierna: “gerechtvaardigd belang”); of
  • de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking (hierna: “toestemming”).

Hieronder wordt per categorie van personen aangegeven voor welke doeleinden de persoonsgegevens worden verwerkt en op welke wettelijke grondslag:

Categorie Doel Grondslag
Klanten Het leveren van onze producten en diensten aan de klant – Uitvoering overeenkomst
– Gerechtvaardigd belang
Het innen van vergoedingen en het doen van betalingen – Uitvoering overeenkomst
– Gerechtvaardigd belang
Communicatie met de betrokkene – Uitvoering overeenkomst
– Gerechtvaardigd belang
De uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving – Wettelijke plicht
– Gerechtvaardigd belang
Toeleveranciers Het doen van bestellingen of het inkopen van diensten – Uitvoering overeenkomst
– Gerechtvaardigd belang
Communicatie met de betrokkene – Uitvoering overeenkomst
– Gerechtvaardigd belang
Het doen van betalingen – Uitvoering overeenkomst
– Gerechtvaardigd belang
De uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving – Wettelijke plicht
– Gerechtvaardigd belang
Sollicitanten Beoordeling van geschiktheid voor functie – Uitvoering overeenkomst
– Wettelijke plicht
– Gerechtvaardigd belang
Communicatie met de betrokkene – Wettelijke plicht
– Gerechtvaardigd belang
De uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving – Wettelijke plicht
– Gerechtvaardigd belang
Werknemers Het verlenen van toegang tot ons kantoor of onze interne netwerken of voor de beveiliging daarvan – Wettelijke plicht
– Gerechtvaardigd belang
Het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen – Uitvoering overeenkomst
– Wettelijke plicht
– Gerechtvaardigd belang
De uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving – Wettelijke plicht
– Gerechtvaardigd belang
Derden Het leveren van onze producten en diensten aan de klant – Uitvoering overeenkomst
– Gerechtvaardigd belang
Communicatie met de betrokkene – Uitvoering overeenkomst
– Gerechtvaardigd belang
Het onderhouden van contacten, en het verzenden van informatie over de diensten van GUC – Toestemming
– Gerechtvaardigd belang
De uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving – Wettelijke plicht
– Gerechtvaardigd belang

6. Met wie wij persoonsgegevens kunnen delen

Hieronder wordt per categorie van personen aangegeven met welke ontvangende partijen wij de persoonsgegevens kunnen delen.

Categorie van personen Ontvangende partij
Klanten – Bij ons werkzame personen (in het bijzonder de personen die binnen het bureau betrokken zijn bij het onderhouden van contact met klanten);
– Toeleveranciers (bijvoorbeeld onderzoeksbureaus en Subverwerkers);
– Anderen, met toestemming van de betrokkene, of als sprake is van een wettelijke verplichting.
Toeleveranciers – Bij ons werkzame personen (in het bijzonder de personen die binnen het bureau betrokken zijn bij het doen van bestellingen en het inkopen van diensten);
– Anderen, met toestemming van de betrokkene, of als sprake is van een wettelijke verplichting.
Sollicitanten – Bij ons werkzame personen (in het bijzonder de personen die binnen het bureau betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure);
– Anderen, met toestemming van de betrokkene, of als sprake is van een wettelijke verplichting.
Werknemers – Bij ons werkzame personen;
– (Pensioen)verzekeraars;
– Partijen die externe back-office-diensten leveren (bijvoorbeeld de partijen die onze salarisadministratie en afwezigheid bijhouden);
– Anderen, met toestemming van de betrokkene, of als sprake is van een wettelijke verplichting.
Derden – Bij ons werkzame personen;
– Leveranciers (bijvoorbeeld de partij die voor ons gebruiksstatistieken voor de website bijhoudt);
– Anderen, met toestemming van de betrokkene, of als sprake is van een wettelijke verplichting.

7. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens

7.1 GUC past technische en organisatorische maatregelen toe om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang. Bij ons werkzame personen zijn gebonden aan geheimhouding, en dienen zich te houden aan onze instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw gegevens.

8. Cookies op onze website

8.1 Cookies zijn kleine tekstbestandjes die worden geplaatst door websites op de computer of het randapparaat waarmee u de website bezoekt. Hiermee kunnen (persoons) gegevens over u verzameld worden. Ook onze website maakt gebruik van cookies. Wij maken namelijk gebruik van Google Analytics, een dienst die ons inzicht biedt in de wijze waarop onze website wordt gebruikt. Het gaat daarbij om gebruiksstatistieken zoals het aantal verschillende bezoekers, de pagina’s die met name bezocht worden en de gemiddelde duur van een bezoek. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten om zeker te stellen dat persoonsgegevens die in het kader van Google Analytics worden verzameld, alleen worden gebruikt om ons inzicht te bieden in de wijze waarop onze website wordt gebruikt. Ook hebben we de instellingen van de dienst zo aangepast dat de gegevens niet mogen worden ingezet door andere Google-diensten, en dat de laatste cijfers van alle in dit kader verzamelde IP-adressen direct worden gewist om het moeilijker te maken die te herleiden tot een specifieke bezoeker.

8.2 Cookie-overzicht

Cookie en sleutel Data Doel/functie
Google Analytics cookie

  • _gid
  • _gat
  • _ga
  • Aantal bezoeken
  • Paginaweergaves
  • Bouncepercentage
  • Gemiddelde tijd bezoek
  • Klikgedrag
Analytics
Wij verzamelen deze data om inzicht te krijgen in hoe onze website wordt bezocht.

9. Doorgifte naar landen buiten de EER

9.1 Het kan voorkomen dat persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de Europees Economische Ruimte (EER) dat een lagere mate van bescherming biedt aan persoonsgegevens dan de wetgeving binnen de EER. Zo kan het zijn dat een leverancier van online dienstverlening die wij gebruiken buiten de EER gevestigd is (bijvoorbeeld in de Verenigde Staten van Amerika), en het gebruik van die dienstverlening een doorgifte van persoonsgegevens naar de leverancier meebrengt.

9.2 Hieronder geven wij een overzicht van de landen buiten de EER waar wij persoonsgegevens aan willen doorgeven, met de daarbij behorende waarborg ter verzekering van een passend beschermingsniveau in dat land.

Land buiten de EER Waarborg
Verenigde Staten van Amerika Adequaatheidsbeslissing van de Europese Commissie. De partij waaraan wij de persoonsgegevens doorgeven is “EU-VS Privacy Shield”-gecertificeerd, zodat deze zich zal houden aan de Europese privacyregelgeving

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens

10.1 Wij verwerken uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerkingsdoeleinden die in deze privacyverklaring worden genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Sommige gegevens moeten langer bewaard worden, omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten.

11. Uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens

11.1 Een persoon heeft volgens de wet de volgende rechten ten aanzien van persoonsgegevens die op hem betrekking hebben:

      1. het recht om uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens, en, als hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt, om daarin inzage te krijgen;
      2. het recht om rectificatie van die persoonsgegevens te vragen;
      3. het recht om te vragen die persoonsgegevens te wissen;
      4. het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van die persoonsgegevens;
      5. het recht om beperking van de verwerking van die persoonsgegevens te vragen;
      6. het recht om toestemming voor de verwerking van die persoonsgegevens te allen tijde in te trekken, als de verwerking gebaseerd is op zijn toestemming;
      7. het recht op ontvangst van die persoonsgegevens of doorzending van die persoonsgegevens aan een door hem aan te wijzen organisatie, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en voor zover hij die persoonsgegevens zelf aan de verwerkingsverantwoordelijke heeft verstrekt;
      8. het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profiling, van die persoonsgegevens gebaseerd besluit waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem op een andere manier in aanmerkelijke mate treft;
      9. afhankelijk van het land waar hij woont, het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder die toeziet op de naleving van de regels over bescherming van persoonsgegevens. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11.2 GUC zal een verzoek in verband met de uitoefening van deze rechten in behandeling nemen op de manier die is voorgeschreven door de wet. Deze rechten zijn niet onder alle omstandigheden van toepassing en de toepasselijke regelgeving voorziet in de nodige uitzonderingen. Als wij niet aan een verzoek tegemoet komen, dan zullen wij uitleggen waarom.

12. Contactgegevens

12.1 Om de hiervoor beschreven rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen aan privacy@guc.nl. U kunt dat e-mailadres ook gebruiken als u een klacht wilt indienen over de manier waarop uw persoonsgegevens door GUC zijn verwerkt. Als u niet tevreden bent met de wijze waarop wij uw klacht hebben afgewikkeld, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, als u in een ander land van de EER woont of werkt, bij de toezichthouder in dat land.

13. Wijzigingen privacyverklaring

13.1 Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.